Claude al lavoro
In breve. Dopo una riunione o una telefonata lunga, di solito restano due domande: chi doveva fare cosa, e entro quando. Con Claude puoi farti dare in pochi minuti il riassunto, le decisioni e una lista di cose da fare con il nome di chi le fa e la scadenza. Ti serve perché le cose che nessuno scrive spesso non si fanno.
Tempo di lettura: 7 minuti.
Vuoi partire da quello che si è detto in una riunione, o in una telefonata con un cliente o un fornitore, e ottenere tre cose: un riassunto breve, le decisioni prese, e una lista di cose da fare con il responsabile e la data. Claude non ascolta la riunione. Lavora sul testo: se gli dai la trascrizione, cioè il testo di quello che è stato detto, lui lo legge e lo riordina.
Gli serve la trascrizione. Ci sono tre modi per averla.
Con Google Meet, se la riunione si fa sul computer con un account di lavoro Google. I nomi dei pulsanti sono in italiano; se la tua interfaccia è in inglese, trovi le stesse voci tra parentesi.
Il testo viene salvato su Google Drive, nella cartella "Google Meet", in una sottocartella con il nome della riunione. Un link al file arriva per email all'organizzatore e a chi ha attivato la trascrizione. Apri il documento, seleziona il testo e copialo. Se nel menu non trovi la voce Trascrivi, la funzione non è attiva sul tuo account: usa uno degli altri due modi.
Con i tuoi appunti, se la riunione è in presenza o si fa con uno strumento che non fa trascrizioni. Scrivi in un file di testo i punti importanti, chi ha detto cosa e le date che sono state nominate. Più il testo è completo, più il risultato è preciso.
Con un file già pronto, se un programma ti ha dato la trascrizione in un documento Word o PDF. Per caricarlo, clicca nella chat sul pulsante + in basso a sinistra, poi su Add files or photos (Aggiungi file o foto), e scegli il file. Claude accetta PDF, Word (DOCX) e file di testo (TXT), tra gli altri. Per un testo breve, incollarlo direttamente nella chat è più semplice.
Prima di registrare o trascrivere, avvisa tutti. All'inizio della riunione, o già nell'invito, scrivi qualcosa come: "Vi dispiace se attivo la trascrizione per preparare i verbali?". Se qualcuno dice di no, non attivarla. Con un cliente, avvisalo prima di iniziare. Chi parla deve sapere che quello che dice viene scritto: è una questione di correttezza verso le persone.
Il caso che segue è inventato. Lo studio Colombo e Associati è composto da tre commercialisti: Anna Colombo, titolare, Davide Greco e Sara Ferri. Ogni lunedì mattina fanno una riunione di venti minuti. Questo lunedì 19 ottobre Anna ha registrato la trascrizione con Google Meet. Ne riportiamo un pezzo:
Anna: Partiamo dalle scadenze di novembre. Davide, la dichiarazione IVA di Ferrari Mobili a che punto è? Davide: Ho i dati, manca la fattura di settembre del fornitore del legno. La chiedo oggi, ma se non arriva entro giovedì non chiudo. Anna: Sara, il cassetto fiscale del signor Marini ha il codice sbagliato. Puoi chiamarlo? Sara: Lo chiamo domattina. Poi ci sono otto clienti del 730 che non hanno ancora mandato i documenti. Anna: Mandali tu, con il modello che abbiamo già. E il nuovo gestionale lo proviamo con due clienti, non con tutti. Entro fine mese. Davide: Va bene, scelgo io i due clienti, ma caricarli richiede una settimana. Anna: Ci risentiamo venerdì 30 per vedere come va.
Anna incolla il testo nella chat con la richiesta che trovi più sotto. Claude risponde così:
Riassunto. La riunione ha riguardato le scadenze di novembre, due clienti da sistemare e la prova del nuovo gestionale.
Decisioni
Cose da fare
| Cosa | Chi | Entro quando |
|---|---|---|
| Chiedere a Ferrari Mobili la fattura di settembre del fornitore del legno | Davide | Oggi, lunedì 19 ottobre. Serve entro giovedì 22 ottobre |
| Correggere il codice del cassetto fiscale del signor Marini e richiamarlo | Sara | Domani, martedì 20 ottobre |
| Mandare il sollecito a otto clienti del 730 | Sara | Da confermare |
| Scegliere i due clienti per la prova del gestionale | Davide | Da confermare |
| Caricare i due clienti nel gestionale e fare la prova | Davide | Fine ottobre. Si rivede venerdì 30 ottobre |
Da chiarire. Nessuno ha fissato una data per i solleciti e per la scelta dei due clienti.
Il risultato è utile, ma controllalo prima di mandarlo. Claude ha scritto "giovedì 22 ottobre" e "martedì 20 ottobre" perché ha usato la data della riunione che gli hai detto nella richiesta. Se la data non era quella, le date sbagliano. E se nella trascrizione un nome è scritto male (Marini o Marino?), la trascrizione può sbagliare: ricontrolla i nomi con chi era presente.
Sostituisci le parti tra [parentesi quadre], poi incolla la trascrizione in fondo.
Ti incollo la trascrizione di una riunione del [giorno e data della riunione], tra [nomi e ruoli, per esempio: Anna, titolare; Davide, collaboratore]. Dalla trascrizione ricava, in quest'ordine:
1. un riassunto di massimo 5 righe;
2. le decisioni prese, una per riga;
3. le cose da fare, in una tabella con tre colonne: cosa, chi la fa, entro quando;
4. ciò che è rimasto aperto.
Regole: trasforma le date relative ("domani", "giovedì", "fine mese") in giorni precisi, usando la data della riunione. Se una data o un responsabile non compare nel testo, scrivi "Da confermare", senza indovinare. Se un nome sembra scritto male, scrivilo come appare e segnalalo.
Trascrizione:
[incolla qui il testo]Puoi chiedere a Claude di sistemare il risultato con una richiesta in più. Ecco tre richieste utili.
Riscrivi le cose da fare ordinandole per data, dalla più vicina alla più lontana.
Trasforma la lista delle cose da fare in un messaggio per il team. Tono cordiale e breve. Non cambiare date e responsabili.
Per ogni voce con scritto "Da confermare", scrivi una domanda da mandare alla persona giusta.
Prendi una riunione o una telefonata di questa settimana. Se hai la trascrizione, usala. Se non ce l'hai, scrivi dieci righe di appunti con qualche data e qualche nome. Incolla il testo sotto la richiesta copiata sopra. Poi controlla due cose: le date e i responsabili. Se sono giusti, la prossima volta ti bastano due minuti.
In questa guida Claude lavora con quello che gli dai di volta in volta. Il passo dopo è un cervello aziendale: tutto quello che la tua attività sa, in un posto solo, che risponde alle tue domande e ti dice da dove prende l'informazione.